Retour au bureau

Comment bien vous préparer ?

C’est annoncé ! Dès le 9 juin prochain, les entreprises pourront envisager un retour progressif de leurs équipes en présentiel. Si cet assouplissement ne marque pas la fin du télétravail, il permet tout de même aux salariés de retrouver leur lieu de travail de manière encadrée.

Comment bien s’organiser pour accueillir ses collaborateurs dans le respect des règles sanitaires ? Comment leur donner envie de revenir sur leur lieu de travail quand, pour beaucoup, le télétravail est devenu la nouvelle norme ? Comment recréer du lien social entre vos équipes ?

Nous tentons d’apporter des réponses concrètes à toutes ces questions au sein de ce guide. Gardez cependant bien en tête qu’il n’y a pas de solution unique pour toutes les entreprises, mais une méthodologie permettant de trouver celle la plus adaptée à chaque structure.

Vous souhaitez plus d’informations ou avez des questions complémentaires? N’hésitez-pas à nous les transmettre. Nous serons ravis d’y répondre !

Cliquez sur chaque section pour naviguer dans notre guide.

1. Mes équipes

2. Un esprit sain dans un corps sain

3. Cap sur le flex office !


1. Mes équipes

A) Une organisation en amont

De nombreuses entreprises et leurs salariés attendent avec impatience de pouvoir revenir au bureau. En effet, si certains ont apprécié le fait de pouvoir travailler depuis chez eux (gain de temps, calme…), d’autres ont vécu avec plus de difficulté cette période d’isolement (perte de lien social, équipements non appropriés, perte d’équilibre vie pro/perso…).

Prenez le pouls de vos équipes !

N’hésitez-pas à réaliser un sondage anonyme en interne afin de capter le ressenti de vos équipes, les motivations et les freins. Cela vous permettra d’identifier la proportion de vos collaborateurs qui souhaite revenir et à l’inverse, celle plus réticente à l’idée de retourner au bureau. Vous pourrez ainsi dégager une tendance générale, qui vous aidera à mieux répondre aux attentes de vos salariés.

Questionnaire interne

Téléchargez ce modèle de questionnaire interne

Pratique : Pour transmettre ce questionnaire à vos salariés, de nombreux outils en ligne existent comme Typeform ou Google Forms. La plupart d’entre eux sont gratuits pour une utilisation basique, le paramétrage est l’affaire de quelques minutes et les résultats simples à analyser.

“Heigh-ho, Heigh-ho, on retourne au boulot !”

Vous ne pourrez pas faire revenir l’ensemble de vos collaborateurs en même temps. La campagne de vaccination est en cours mais ne modifie en rien les règles préconisées par le gouvernement. Dans le cadre du nouveau protocole sanitaire en vigueur à partir du 9 juin, les entreprises sont invitées à fixer un nombre de jours minimum de télétravail par semaine.

Cherchez à limiter le plus possible les points de contact sur votre lieu de travail. Pour cela, une solution simple consiste à fixer une jauge maximale de salariés à accueillir en même temps. Cela vous garantira que le nombre de collaborateurs présent le même jour est conforme au critère universel d’occupation maximale des espaces en entreprise. Fixé à 4m2 minimum par personne, il permet de garantir une distance minimale de 1 mètre autour de chaque personne.

Comment calculer ma jauge maximale ? C’est très simple, il vous suffit de prendre la surface résiduelle de vos espaces de travail et de la diviser par 4.

Surface résiduelle = surface totale – parties occupées (meubles et armoires de bureau, salles de réunion, couloirs et autres surfaces de circulation).

Jauge maximale = (Surface résiduelle) / 4

En procédant ainsi, vous pourrez prévoir plus facilement le roulement de vos équipes et garantir ainsi un respect de la distanciation sociale.

Vous pouvez ensuite créer un planning hebdomadaire fixe à communiquer à vos équipes, avec des jours de présence au bureau bien définis basés toujours sur votre jauge maximale.

Planning de retour au bureau

D’une manière générale, faites revenir les collaborateurs qui ont l’habitude de travailler ensemble.

Bon à savoir ! Des outils de réservation d’espaces de travail existent et vous permettent de mieux contrôler le flux au sein de vos bureaux. N’hésitez-pas à nous contacter pour toute question. Nous pouvons vous accompagner dans l’implémentation de ces outils au sein de votre structure.

B) Un retour dans la bonne humeur !

C’est un fait : le bureau reste un véritable lieu d’échange et de cohésion sociale qui contribue directement à l’épanouissement de vos salariés.

Si la grande majorité sera heureuse de pouvoir revenir travailler au sein de vos bureaux, certains seront quant à eux plus réticents (habitude, temps passé dans les transports en commun, bruit, anxiété…). Soyez à l’écoute ! Il est important que vos collaborateurs se sentent accompagnés. Appuyez-vous sur les sondages en interne pour comprendre ce qui les inquiète, et y apporter des réponses concrètes.

Les idées ne manquent pas pour recréer du lien social entre vos collaborateurs et retrouver un sentiment d’appartenance au sein de votre entreprise. Le respect de la distanciation sociale n’empêche pas les moments de convivialité !

  • Relancer les évènements en interne : team building par départements pour les challenger et créer de l’animation – cours de théâtre, quizz room…
  • Afterworks – virtuels ou non
  • Petits-déjeuner en équipe une fois par mois
  • Onboarding – pour les personnes qui ont rejoint votre entreprise en plein confinement et n’ont pas eu la chance de pouvoir rencontrer leurs collègues
  • Activités en plein air – accrobranche, cours de sport

Vous avez l’embarras du choix, il ne vous reste plus qu’à trouver un lieu pour votre événement. Vous pouvez réservez l’une de nos salles de réunion en plein cœur de Paris, notre équipe vous accompagnera pour que tout soit parfait le jour J.

C) Management de confiance et proximité

Managers, vous aussi avez un rôle très important à jouer dans l’organisation du retour au bureau. Le travail à distance vous a certes donné du fil à retordre dans la supervision de vos équipes, mais celui-ci est désormais bien ancré dans les mœurs.

Depuis plus d’un an, vos équipes ont su démontrer une certaine capacité d’adaptation, ont gagné en autonomie et pris l’habitude d’organiser leur temps de travail comme elles le souhaitent en trouvant un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Cette liberté doit être préservée.

Le home office a montré toutes les limites d’un management traditionnel principalement basé sur le contrôle et la supervision en présentiel. Rien n’est plus motivant pour vos équipes que la confiance que vous leur accorderez.

Il est donc important de continuer à encourager le management de confiance mis en place intentionnellement ou non durant les différents confinements. Ce management implique davantage vos équipes dans leurs missions tout en les responsabilisant et est bénéfique à toute l’entreprise. Laissez-leur la main libre sur la manière d’organiser leur journée, cela engagera d’autant plus vos équipes qui prendront plaisir à venir quelques jours en présentiel.

Pour autant, le management de proximité reste capital, notamment chez les plus jeunes recrues qui aiment être encadrées; rien ne remplace le contact humain. De la même manière, il est souvent plus simple de former à un nouvel outil ou un nouveau process en réel que par écran interposé, les jours en présentiel peuvent donc être optimisés à cet effet.

Enfin, le retour au bureau est l’occasion de prendre le temps de faire un point précis avec chaque membre de votre équipe pour aborder les priorités, mais aussi les sujets “RH” comme les perspectives d’évolution à moyen terme.

2. Un esprit sain dans un corps sain

A) Piqûre de rappel

Nous ne reviendrons pas sur les différentes mesures sanitaires à appliquer au sein de votre entreprise.

La santé de vos collaborateurs doit toujours être votre priorité. Rappelez leur régulièrement les mesures sanitaires en vigueur (port du masque obligatoire, distanciation sociale au sein des bureaux et lors des pauses déjeuner, réduction du capacitaire des salles de réunion…), conformément au protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise.

affiches retour bureau

Téléchargez 15 affiches signalétiques pour votre espace

B) Bon à savoir

De nombreuses plateformes existent afin de vous permettre de trouver facilement des créneaux de vaccination :

  • Vite ma dose
  • Chronodose (fonctionnalité Vite ma dose donnant la possibilité à toute personne âgée de plus de 18 ans de trouver un rendez-vous en moins de 24h).
  • Covidliste : soyez alerté quand une dose est disponible est disponible près de chez vous

Toujours dans une optique de sécurité de vos collaborateurs, vous pouvez programmer des campagnes de dépistages collectifs au sein de votre entreprise avec des auto-tests. Ces tests, à réaliser soi-même, sont vendus en pharmacie et vous permettront d’éviter les risques de propagation du virus sur le lieu de travail.

3. Cap sur le flex office !

«Cette année a montré toute l’importance d’une organisation flexible, capable d’adaptation et a surtout démocratisé le télétravail. Il est donc tout naturel que les entreprises se tournent vers le flex office. Cependant, cette transition n’est pas à prendre à la légère et demande de nombreuses compétences, ainsi qu’une implication des collaborateurs (…)» d’après Frank Zorn, cofondateur de Deskeo.

Comme beaucoup d’entreprises, vous vous êtes sans doute questionné sur l’utilisation que vous faites de vos bureaux et la manière dont vous pourriez optimiser votre surface, et l’adapter aux nouveaux modes de travail.

Le flex office (flex desk) ça vous parle ? Selon notre dernier sondage, 55% des entreprises envisagent d’y passer très prochainement. Il correspond à l’absence de poste de travail attitré et constitue un changement total d’organisation de la part de votre entreprise.

L’objectif est de mieux s’adapter aux nouveaux modes de travail en proposant davantage d’espaces collaboratifs pour des échanges formels (salles de réunion) mais aussi informels, pour laisser libre court à la création et à l’imagination. L’espace doit être entièrement repensé avec un accent très fort mis sur la qualité de vie au travail, le bien-être et la productivité des salariés. Naturellement, la réorganisation des bureaux apporte une optimisation des espaces de travail.

Pour ce faire, les entreprises vont promouvoir la mobilité spatiale de leurs collaborateurs en définissant des espaces consacrés aux différentes activités de la journée.

L’enjeu premier est d’offrir une chose de plus en plus désirée par les salariés : la flexibilité. Attention cependant, le flex office comporte aussi des risques ! Un changement trop brusque peut entraîner une résistance organisationnelle chez le salarié, sans oublier un déclin du sentiment d’appartenance. Mal implémenté, le flex office peut très vite se transformer en bombe à retardement…

Chez Deskeo, nous accompagnons les entreprises dans l’implémentation du flex office. Téléchargez notre guide du flex office et retrouvez notre méthodologie pour adopter sereinement des espaces de travail dynamiques.

guide flex office

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