Location de salle de réunion : 4 choses à savoir !

Le 31 août 2021

Chez Deskeo, nous croyons en la force créative et productive du groupe dans une réunion préparée et encadrée. La première étape dans l’organisation d’un événement professionnel (formation, conférence, petit-déjeuner) consiste à trouver un lieu inspirant. Toutefois, de nombreux autres éléments sont à prendre en compte pour que tout soit parfait le jour J. Entre le mobilier, les équipements et le traiteur, il est facile de s’y perdre. Nos experts ont donc établi une checklist des choses à ABSOLUMENT vérifier avant votre location de salle de réunion.

1. Luminosité

La lumière naturelle va énormément influer sur le moral et la fatigue de vos employés. Pour votre location de salle de réunion professionnelle, faites donc en sorte de trouver un espace lumineux. L’étage, la hauteur sous plafond, le nombre de fenêtres et l’orientation du bâtiment sont par exemple des éléments techniques à prendre en compte.

2. Équipements IT et systèmes de visioconférence

C’est un élément central dans l’organisation de votre journée et donc dans votre recherche de salle de réunion à louer. Il faut prévoir exactement le matériel dont vous aurez besoin : un ou plusieurs écrans, des micros, des enceintes, un projecteur… et le tester ! Par exemple, si chaque employé doit avoir son ordinateur, vous devez vérifier qu’il y a suffisamment de prises électriques et qu’elles fonctionnent toutes.

En plus de cela, la connexion internet se doit d’être irréprochable. Si vous n’avez pas d’accès le jour de votre réunion, c’est la journée entière qui risque d’être compromise.

3. Mobilier ergonomique

Si l’organisation de votre réunion comporte de nombreuses heures assises, il est important de prêter attention au mobilier. Il doit être confortable et suffisamment espacé pour que vos collaborateurs ne se marchent pas dessus. Pensez-y : Plus vos collaborateurs seront bien installés, plus ils seront attentifs et ne verront pas le temps passer.

N’hésitez pas à leur fournir des stylos, un carnet et d’autres goodies.

4. Les conditions d’accès

La location de salle de réunion passe aussi par la localisation ! En effet, si vous décidez d’organiser votre réunion dans un lieu très excentré, il est primordial de prendre le temps de transport de vos équipes en considération.

De manière générale, nous vous conseillons de vous réunir dans un lieu central et facile d’accès. Cela permettra de ne pas rajouter un coût supplémentaire pour le transport.

Lorsque vous allez communiquer le lieu de la réunion à vos salariés vous pouvez aussi leur fournir un plan d’accès afin de faciliter la démarche.

Bon à savoir : Deskeo peut vous accompagner lors de votre évènement. Découvrez sans plus attendre nos salles de réunion à louer en plein coeur de Paris.

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