Comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace ?

L’ordre du jour de réunion est indispensable pour une réunion organisée et productive. Il sert de feuille de route et permet une bonne gestion du temps. Bien le concevoir donne les objectifs de la rencontre et liste les points à aborder. Dans cet article, nous verrons les caractéristiques de l’ordre du jour, les étapes pour les rédiger, des exemples ainsi que des conseils pour le structurer.

Qu’est-ce qu’un ordre du jour de réunion ?

L’ordre du jour de réunion indique à vos collaborateurs les points qui seront abordés lors de la rencontre. Il liste les sujets et les thématiques dont l’équipe doit discuter ou les actions à réaliser pendant la réunion.

Ce document est un support qui est envoyé à vos collaborateurs en amont de la réunion. Il permet à chacun d’entre eux de la préparer. Ainsi, ils sauront comment ils devront intervenir le jour J, ce que l’on attend d’eux. Si un participant ne peut pas être présent, il transmet alors tous les éléments à la personne qui anime la réunion pour qu’elle puisse avoir lieu malgré tout.

De plus, en fixant un ordre du jour, vous respectez le temps de vos équipes. Celui-ci détermine un objectif et les sujets à traiter ou non. Quand une réunion est organisée sans cette feuille de route, elle est désorganisée et chronophage.

Son rôle est de structurer la rencontre en suscitant la collaboration de chacun. Elle évite de s’éloigner de l’objectif défini et favorise la concentration.

Les caractéristiques d’un ordre du jour bien conçu

Buts et objectifs de la rencontre

Lors de la création de l’ordre du jour, vous devez identifier l’objectif de la réunion en fonction de ce qui doit être accompli. Celui-ci doit être précis et réalisable durant le temps imparti. Il doit être énoncé avec clarté. Par exemple :

• Établir un état des lieux des travaux du comité d’entreprise ;
• Établir un plan commercial pour augmenter les ventes de 10 % d’ici le 30/12 ;
• Approuver le budget marketing pour le 3e trimestre.

Chacun sait ce qui devra avoir été réalisé en fin de réunion.

Clarté des sujets à discuter

Une fois l’objectif de l’ordre du jour de réunion défini, il faut lister les sujets à traiter. Ceux-ci doivent tous être rattachés à l’objectif principal. Cette liste de thématiques à aborder cadre la rencontre et évite de discuter de sujets annexes. Si on reprend l’objectif « Approuver le budget marketing pour le 3e trimestre », ces sujets peuvent être :

• Bilan des résultats marketing du 2ème trimestre ;
• Approbation de la stratégie à adopter au 3ème trimestre ;
• Définition des indicateurs de performances pour le 3ème trimestre ;
• Approbation du budget.

Estimation du temps de discussion pour chaque sujet

Afin de fixer la durée totale de la réunion, il est important d’estimer le temps nécessaire pour évoquer chaque sujet. Certains points peuvent être plus rapides, d’autres nécessiter plus de discussions. Il vaut mieux prévoir un temps plus large que de ne pas en avoir suffisamment. Fixez des blocs-temps pour chaque sujet. Durant la réunion, vous vous appliquerez à faire respecter la durée prévue pour chacun d’entre eux.

Une fois la durée de la réunion fixée, il est plus facile de la planifier.

Les étapes pour rédiger un ordre du jour de réunion efficace

1. Identifier l’objectif de la réunion

Pour une réunion efficace, il faut que l’ensemble des points à traiter soient réunis autour d’un même objectif. Cela une orientation à la session. L’objectif doit exprimer clairement ce qui doit être fait à l’issue de la réunion. Formulez-le à l’aide d’une question ou d’un verbe d’action.

Prenons un exemple. Le service comptabilité perd beaucoup trop de temps pour la saisie et la gestion des factures. Un employé a soumis l’idée d’utiliser un logiciel pour automatiser ces tâches. L’objectif identifié pourrait être : « Comment améliorer la gestion du temps au service comptabilité ? ».

2. Engager les participants à la préparation

En soumettant l’ordre du jour de réunion à vos collaborateurs, vous devez également solliciter leur participation. Pour cela, vous pouvez prévoir de susciter leur intervention en indiquant leur nom à côté d’un des points à aborder. Cela les incite à réfléchir en amont et à apporter leur collaboration lors de la rencontre.

S’ils sont conviés à intervenir, ils n’auront pas d’autre choix que d’être force de proposition. Chaque point doit requérir l’expertise particulière d’un membre de la réunion. C’est cette collaboration qui offre la possibilité d’avancer rapidement et d’accomplir l’objectif défini.

3. Énumérer les questions à aborder

Énumérer les points à aborder sous forme de questions permet de susciter l’engagement. Proposez des questions ouvertes pour entraîner la discussion. Si nous reprenons notre exemple précédent, ces questions peuvent être :

• Quelles sont les difficultés du service comptabilité ?
• Quelles sont les tâches identifiées comme les plus chronophages ?
• Est-il possible d’automatiser ses tâches et comment ?
• Qu’est-ce que dit la réglementation en la matière ?
• Quel logiciel choisir pour automatiser les tâches chronophages ?

Les réponses doivent être débattues en commun, mais chaque point peut-être introduit par l’undes collaborateurs comme nous l’avons vu précédemment.

4. Identifier le but de chaque activité

Chaque activité abordée pendant la réunion est reliée à l’objectif principale. Celles-ci sont de 3 natures différentes :

• Information ;
• Discussion ;
• Décision.

Le point informatif donne l’occasion à l’animateur de la réunion ou à l’expert qui intervient sur le sujet de fournir toutes les informations nécessaires à la réalisation de l’activité. Cela lève les questionnements et permet de s’assurer que chaque participant à toutes les données nécessaires.

La discussion nécessite la participation active de tous les collaborateurs présents à la réunion. Le but est d’écouter les arguments pour aider à la prise de décision.

Enfin, la décision est sanctionnée par un vote.

5. Estimer le temps pour chaque sujet

Prenons un nouvel exemple pour mieux comprendre comment estimer le temps nécessaire pour chaque sujet. Un séminaire d’entreprise doit être organisé. L’objectif de l’ordre du jour est « Valider les devis pour le séminaire du 10 novembre. » Les sujets à traiter sont :

• Budget global du séminaire : informations
• Présentation des devis pour la location de la salle ;
• Présentation des devis pour le traiteur ;
• Présentation des devis pour les solutions d’hébergement des convives.
• Questions ;
• Validations des devis.

6. Identifier qui mènera les discussions pour chaque sujet

La personne qui mène les discussions sur chaque sujet est celle qui est susceptible de le traiter efficacement. La réunion en elle-même est menée par un animateur désigné qui suit le déroulement de l’ordre du jour. C’est celui qui va rappeler l’objectif de la réunion et introduire les différents sujets.

Si l’on reprend notre exemple, l’animateur va présenter le budget global du séminaire. Ensuite, il donnera la parole à chaque collaborateur qui a été chargé de faire établir les devis. Il les présentera et sollicitera l’avis des autres intervenants.

7. Conclure chaque réunion par une révision

En fin de réunion, la conclusion doit être l’occasion de récapituler les décisions prises conformément à l’objectif de départ. Une révision de chaque point est effectuée brièvement et permet de clore la session. Puis, vient le temps d’évaluer de manière collective la qualité de la réunion. Qu’est-ce qui s’est parfaitement déroulé ? Quels points sont à améliorer pour la prochaine réunion ?

Prenez un peu de temps pour échanger et noter les pistes d’amélioration. Ce sont des points d’attention sur lesquels vous pourrez être plus efficaces la prochaine fois. Les difficultés répétées peuvent être : la gestion du temps, des sujets pas assez spécifiques ou une prise de décision difficile.

Exemples d'ordre du jour de réunions efficaces

Exemple pour une réunion de projet

Une réunion de projet s’inscrit généralement entre les différentes étapes de la conduite de projet. Plusieurs réunions sont prévues afin de refaire le point sur l’avancement de ce dernier. Il s’agit de savoir précisément à quelle étape en est le projet, quelles sont les étapes suivantes et les tâches restantes à accomplir. Voici un exemple d’ordre du jour pour une réunion de projet :

• Date et lieux ;
• Objet ;
• Personnes présentes ;
• Objectif de la réunion ;
• Participants ;

1. État d’avancement du projet : informations sur le budget alloué, les étapes effectuées et validées, les points à revoir ;
2. Communication sur le projet : tour de table avec échanges d’informations et un point sur les blocages et les solutions envisagées ;
3. Planification : attributions des tâches en fonction des deadlines suivant les solutions choisies, séance de questions et réponses.

Exemple pour une réunion de dernière minute

Il arrive que des réunions de dernière minute soient organisées. Leur organisation en urgence, et laisse peu de temps pour les préparer. Toutefois, il faut :

• Définir un objectif et les sujets à aborder en amont même si la réunion est décidée la veille !
• Fixer la durée de la réunion.
• Si le temps de préparation est quasi inexistant, le mieux est de commencer par récapituler la situation, et pourquoi elle nécessite un traitement urgent.
• Faire un tour de table pour donner la parole à chacun.
• Laisser la place à une séance de questions/réponses.
• Passer à la prise de décision qui apporte une réponse à l’objectif de l’ordre du jour.

Exemple pour une réunion d'équipe

Une réunion d’équipe est essentielle pour avancer ponctuellement sur les objectifs communs à un groupe de personnes qui travaillent sur le même sujet. Elle permet de faire le point sur les tâches effectuées par chaque membre de l’équipe, de solliciter l’avis de chacun et de chercher l’approbation de l’équipe.

Voici un exemple d’ordre du jour pour une réunion d’équipe :

• Date ;
• Participants ;
• Objectif de la réunion ;
• Rappel des tâches effectuées dans le cadre du projet ;
• Sujet 1 : information, activités, discussion : personne en charge de cette séquence ;
• Sujet 2 : activités, activités, discussion : personne en charge de cette séquence ;
• Approbation ou vote.

Conseils bonus pour maximiser l'efficacité de vos réunions grâce à un ordre du jour bien structuré

Pour une réunion efficace :

• Suivez l’ordre du jour à la lettre ;
• Respectez les blocs-temps définis pour chaque activité ;
• Désignez une personne pour prendre des notes. Cela permet de récapituler en fin de réunion et de faciliter la rédaction du compte-rendu.
• Assurez le suivi de la réunion : le preneur de notes est chargé d’effectuer le compte-rendu. Des tâches sont confiées aux membres de l’équipe concernées. Attribuez à chacun une deadline et fixez une nouvelle réunion si nécessaire.

Conclusion :

Pour rédiger un ordre du jour de réunion efficace :

• Définissez clairement l’objectif de la réunion ;
• Listez les sujets à aborder ;
• Identifiez le but de chaque activité ;
• Fixez le temps estimé pour chaque sujet ;
• Envoyez l’ordre du jour en amont en incitant l’équipe à participer.

En respectant ces différents points, vous être assuré de mener une réunion réussie.

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