Les différents contrats possibles pour la location d'un espace de coworking

Comme pour la location d’un bureau “classique”, le coworker ou l’entreprise qui souhaite s’installer dans un espace de coworking doit signer un contrat avec le gestionnaire du lieu.

Oui mais voilà, il existe 2 types de contrats différents qui ont chacun leurs spécificités et, lorsque l’on est pas spécifiquement rompu aux arcanes du droit, il peut être difficile de choisir entre l’un et l’autre…

Vous souhaitez louer un espace de coworking ? Vous cherchez le type de contrat le plus adapté à votre situation ? Pas de panique, Deskeo vous explique toutes les subtilités des contrats possibles en coworking et vous donne tous les éléments pour choisir celui qui vous conviendra.

Les types de contrats de location coworking

Il existe principalement deux types de contrats pour la location d'un bureau en espace de coworking : le bail commercial et le contrat de prestation de services. Comparons les 2 pour voir lequel vous conviendrait le mieux.

Le bail commercial ou le contrat de prestation de services

Le bail commercial et le contrat de prestation de services sont 2 types de contrats bien différents avec chacun leurs spécificités :

Comme vous pouvez le constater :

• Le bail commercial est un contrat de location classique, soumis à une réglementation stricte. Il engage le locataire sur une durée déterminée, généralement de 9 ans, avec des possibilités de résiliation limitées. En contrepartie, le locataire bénéficie de la jouissance exclusive des locaux et doit assumer certaines charges et taxes. Il est donc parfaitement adapté aux entreprises qui comptent s’établir sur le long terme et qui cherchent une certaine stabilité.
• Le contrat de prestation de services est quant à lui spécifiquement adapté aux coworkers. Il offre une plus grande flexibilité, avec des prix et durées de location variables ainsi que des conditions de résiliation plus souples. Le locataire bénéficie par ailleurs de prestations supplémentaires incluses dans le contrat, comme :
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Ce dernier correspond donc davantage aux exigences du coworking et offre en plus de nombreux avantages aux locataires qui choisissent d’y avoir recours.

Les avantages du contrat de prestation pour les espaces de coworking

Le contrat de prestation présente de nombreux avantages pour les coworkers :

• Une plus grande flexibilité dans la durée de location et les conditions pour résilier le contrat.
• Des prestations supplémentaires incluses dans le contrat (service d’accueil, matériel de bureau, salles de réunions, bureaux privatifs, etc.).
• Des obligations réduites pour le locataire (pas de gestion des charges, taxes, etc.).
• Une adaptation aux besoins spécifiques des entreprises et des travailleurs indépendants.

Cette adaptabilité et ces services sont particulièrement appréciés des startups, PME et freelances, qui constituent une part importante des utilisateurs d'espaces de coworking.

Mais si ce contrat est intéressant à bien des égards il convient toutefois de bien le remplir pour être sûr(e) de bénéficier de tous les avantages qu’il a à offrir.

Éléments clés à inclure dans un contrat de location coworking

Quel que soit le type de contrat choisi, certaines clauses essentielles doivent y figurer pour assurer la protection des deux parties.

Les clauses importantes du contrat

Un contrat de location d'espace de coworking doit impérativement inclure les clauses suivantes :

• Les coordonnées du coworker ou de l’entreprise et du gestionnaire de l’espace.
• La durée du contrat,
• Les conditions de renouvellement.
• Les conditions pour résilier le contrat et les préavis requis.
• Le prix du loyer ainsi que les modalités de paiement.
• Les services inclus dans le contrat.
• Les règles d'utilisation des espaces communs.
• Les responsabilités de chaque partie (entretien, réparations, etc.).

D'autres clauses peuvent être ajoutées en fonction des spécificités du lieu et des besoins des locataires, comme des clauses de confidentialité ou des options de services supplémentaires.

Nos conseils pour la rédaction du contrat

Pour rédiger un contrat de location d'espace de coworking clair et précis, il est recommandé de :

• Décrire précisément le lieu loué (surface, équipements, etc.).
• Détailler les services inclus et les éventuelles options supplémentaires.
• Utiliser un vocabulaire simple et compréhensible par tous.
• Faire relire le contrat par un professionnel (avocat, juriste) pour s'assurer de sa conformité légale.

Une attention particulière doit être portée à la description des espaces et des services, afin d'éviter toute ambiguïté ou malentendu entre les parties.

Vous hésitez encore entre bail commercial et contrat de prestation de services ? Pas de panique, Deskeo vous explique comment choisir le bon contrat.

Comment choisir le bon type de contrat pour votre espace de travail en coworking ?

Le choix du contrat dépend de plusieurs facteurs, qu'il convient d'analyser en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise ou travailleur indépendant.

Les éléments à prendre en compte avant de signer un contrat

Avant de choisir un contrat, il est important de prendre en compte les éléments suivants :

• La durée de location souhaitée (court, moyen ou long terme).
• Le budget disponible et les coûts supplémentaires éventuels (charges, services, etc.).
• Les services nécessaires à l'activité (bureaux privatifs, salles de réunion, etc.).
• L’adaptabilité requise (possibilité de résilier ou de modifier le contrat).
• Les besoins en termes de confidentialité et de sécurité des données.

Une analyse approfondie de ces facteurs permettra de déterminer le contrat le plus adapté à chaque situation. Mais prenons quelques exemples pour que tout cela soit vraiment clair.

Exemples de contrats et leur adaptation aux besoins

Vous avez du mal à identifier le contrat fait pour vous ? Ces exemples de situations devraient vous aider à vous y retrouver :

• Une startup en phase de lancement, ayant besoin d’une grande souplesse et de services clé-en-main, devra opter de préférence pour un contrat de prestation de services de courte durée.
• Une PME souhaitant établir ses bureaux dans un espace de coworking pour une durée indéterminée devra plutôt choisir un bail commercial classique.
• Un freelance travaillant ponctuellement dans un lieu de coworking préférera sans doute signer un contrat de prestation de services avec une durée de location à la carte (à l'heure, à la journée, etc.).

En conclusion, il est essentiel de bien comprendre les besoins et les contraintes de son activité pour choisir le contrat le plus adapté lors de la location d'un espace de coworking.

Dans tous les cas, il est crucial de porter une attention particulière à la rédaction du contrat, en incluant les clauses essentielles et en décrivant précisément l’espace loué et les services proposés.

N'hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel du droit pour vous assurer de faire le meilleur choix et de signer un contrat conforme à vos besoins.