Sous-location de bureaux : tout ce que vous devez savoir

Vous disposez de locaux que vous n’utilisez pas pleinement, ou d’une surface trop grande par rapport à vos besoins actuels ? La sous-location est peut-être la solution idéale pour vous. Que vous soyez une entreprise locataire souhaitant optimiser une partie de ses bureaux, tirer un meilleur rapport de ses mètres carrés ou une start-up en quête de flexibilité pour s’installer rapidement dans une adresse stratégique à Paris, la sous-location de bureaux offre de réelles opportunités.

Mais concrètement, comment ça marche ? Quelles sont les règles, les avantages, les risques, et les bonnes pratiques pour réussir votre projet de sous-location de locaux professionnels ? Comment sécuriser l’acte, éviter une situation irrégulière et prévenir les litiges ? On vous dit tout dans ce guide complet.

Qu'est-ce que la sous-location ? définition et fonctionnement

La sous-location de bureaux consiste, pour une entreprise locataire, à louer une partie ou la totalité de son espace de bureau à une autre personne morale (le sous-locataire). Autrement dit, le locataire principal devient à son tour bailleur vis-à-vis du sous-locataire, tout en restant tenu de ses obligations auprès du propriétaire des locaux.

Cette pratique est encadrée par le bail commercial ou le bail professionnel initial, qui doit explicitement prévoir que la location est autorisée en totale ou partielle sous-location. Dans certains cas, elle peut également être soumise au règlement de copropriété ou au code de la construction si des espaces communs (ascenseurs, réception, sanitaires, issues de secours) sont impactés.

Pour les entreprises en phase de croissance, de restructuration ou de télétravail, la sous-location permet de s’inscrire dans une logique d’économie collaborative et de flex office, en mutualisant des mètres carrés et des prestations (ménage, internet, accueil, salles de réunion, etc.).

Est-ce légal de sous-louer des bureaux ?

Oui, la sous-location de bureaux peut être parfaitement légale, à condition de respecter le cadre juridique du statut des baux commerciaux, le code civil, ainsi que les clauses du bail initial.

Selon l’article L145-31 du Code de commerce (souvent cité par la Cour de cassation), la sous-location est en principe interdite sauf accord du bailleur. Concrètement :

• Si le bail prévoit que la sous-location est autorisée → elle est légale, sous réserve du respect des conditions contractuelles.
• Si le bail interdit la sous-location → toute sous-location expose le locataire principal à un risque de résiliation du bail et à une éventuelle indemnité d’éviction.
• Si le bail est silencieux → il faut demander au propriétaire un accord écrit du propriétaire avant toute sous-location.

En cas de non-respect, le bailleur peut agir par acte extrajudiciaire et demander la résiliation du bail commercial, voire contester la valeur locative ou réclamer des frais.

Quelles sont les règles de sous-location de bureaux ?

Comme mentionné précédemment, la sous-location de bureaux s’inscrit dans un cadre juridique précis et repose sur plusieurs règles fondamentales, principalement définies par le bail commercial et la jurisprudence issue de l’article L145 du Code de commerce.

1) L’accord du bailleur (règle centrale)

La règle clé en matière de sous-location est l’accord du bailleur. Concrètement, la sous-location doit être expressément autorisée dans le bail commercial initial ou faire l’objet d’une validation écrite ultérieure du propriétaire. Sans cet accord, la sous-location est considérée comme irrégulière et peut exposer le locataire principal à des sanctions, voire à la résiliation du bail.

2) L’information obligatoire du bailleur

Lorsque la sous-location est permise par le bail commercial, le locataire principal doit informer le bailleur des conditions du sous-bail : identité du sous-locataire, durée de la sous-location, montant du loyer et modalités d’occupation des bureaux. Cette obligation découle directement du cadre posé par l’article L145, qui vise à protéger les droits du propriétaire.

3) Le respect de la destination des lieux

Le sous-locataire doit occuper les bureaux conformément à l’usage prévu dans le bail commercial principal (par exemple, un usage strictement tertiaire). Toute modification substantielle de l’activité exercée pourrait constituer un manquement aux règles de sous-location et fragiliser la situation juridique du locataire principal.

4) Un contrat de sous-location clair et aligné sur le cadre juridique

Même si ce n’est pas toujours une obligation légale formelle, la rédaction d’un contrat écrit de sous-location est fortement recommandée. Ce document doit s’inscrire dans le cadre juridique du bail principal et préciser les droits et obligations de chaque partie, notamment en matière de charges, d’entretien et de responsabilités.

5) Cohérence avec le bail commercial et le droit au renouvellement

Le sous-bail ne peut pas aller au-delà du bail principal, ni en termes de durée, ni en termes de droits accordés au sous-locataire. Il est également important de noter que le sous-locataire ne bénéficie pas du droit au renouvellement du bail commercial : ce droit reste attaché au locataire principal vis-à-vis du bailleur.

En pratique, la sous-location repose donc sur une relation tripartite encadrée par ces règles : le bailleur, le locataire principal et le sous-locataire.

Les différents types de sous-location de bureaux

Il existe plusieurs formes de sous-location, selon les besoins et la configuration des espaces :

• Sous-location partielle : le locataire conserve une partie de ses bureaux et sous-loue le reste.
• Location totale : l’intégralité des locaux professionnels est sous-louée.
• Sous-location temporaire : mise à disposition pour une période triennale ou plus courte selon le besoin.
• Espaces de coworking : transformation en flex office avec plusieurs sous-locataires.
• Bureaux partagés : mutualisation des mètres carrés et des prestations.

Quels sont les avantages de la sous-location de bureaux ?

Optimisation des espaces

Parmi les principaux avantages de la sous-location, on retrouve la capacité à mieux utiliser ses mètres carrés. Plutôt que de laisser une partie de vos bureaux inoccupée, vous pouvez la valoriser en l’ouvrant à un sous-locataire, notamment en cas de réduction d’effectifs, de télétravail ou de réorganisation interne.

Générer des revenus et améliorer la rentabilité

La sous-location permet non seulement de réduire le poids du loyer, mais aussi de générer des revenus complémentaires. En sous-louant une partie de vos bureaux, le locataire principal peut compenser une partie de ses charges et ainsi améliorer la meilleure rentabilité de son actif immobilier. Cette approche est particulièrement pertinente pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur budget sans déménager.

Flexibilité accrue

La flexibilité est l’un des atouts majeurs de la sous-location, aussi bien pour le locataire principal que pour le sous-locataire. Le premier peut ajuster plus facilement l’occupation de ses espaces selon ses besoins, tandis que le second bénéficie souvent de durées d’engagement plus courtes et de conditions plus souples qu’un bail commercial classique.

Opportunités de collaboration

Au-delà des aspects financiers, la sous-location peut aussi créer de la valeur sur le plan humain et professionnel. Partager des bureaux avec une autre entreprise favorise les échanges, le networking et parfois même des partenariats, notamment dans des quartiers d’affaires ou des écosystèmes dynamiques.

Quelles sont les obligations du locataire principal ?

Le locataire principal, en tant que « sous-bailleur », conserve plusieurs responsabilités :

1) Respecter le bail principal

Il doit s’assurer que la sous-location est conforme aux clauses du bail initial.

2) Informer le bailleur

Si le bail le prévoit, il doit communiquer les conditions de la sous-location au propriétaire.

3) Garantir la conformité des lieux

Il reste responsable de l’état des bureaux vis-à-vis du bailleur, même en cas de dégradation par le sous-locataire.

4) Gérer les relations avec le sous-locataire

Il doit s’assurer du bon déroulement de l’occupation, du paiement du loyer et du respect des règles d’usage des locaux.

5) Assumer les risques financiers

Si le sous-locataire ne paie pas, le locataire principal reste redevable du loyer auprès du propriétaire.

Comment sous-louer un bureau ? (Méthode en 5 étapes)

• Vérifier le bail initial
  Lire attentivement les clauses relatives à la sous-location.
• Obtenir l’accord du bailleur si nécessaire
  Envoyer une demande écrite au propriétaire si le bail ne prévoit rien.
• Définir les conditions de sous-location
  Fixer la durée, le loyer, les charges et les règles d’usage des espaces.
• Rédiger un contrat de sous-location
  Préciser les responsabilités de chaque partie, les conditions de résiliation et la répartition des charges.
• Organiser l’occupation des espaces
  Clarifier l’accès aux salles de réunion, à la cuisine, aux espaces communs et aux services inclus.

Comment éviter les risques de sous-location ?

Pour sécuriser une sous-location de bureaux, il est conseillé de :

• vérifier que le bail autorise la sous-location ;
• obtenir un accord écrit du bailleur ;
• rédiger un contrat de sous-location détaillé ;
• aligner la durée du sous-bail avec celle du bail principal ;
• prévoir des clauses spécifiques sur les charges, l’entretien et les responsabilités ;
• établir des règles claires d’usage des espaces partagés.

Quelle est la durée d’un bail de sous-location ?

Il n’existe pas de durée légale fixe pour un bail de sous-location de bureaux.

En pratique :

• il peut être très court (quelques mois) pour un besoin temporaire ;
• il peut durer plusieurs années, tant qu’il ne dépasse pas la durée du bail principal ;
• il est souvent plus flexible qu’un bail commercial classique.

Une règle essentielle : le sous-bail ne peut pas aller au-delà du bail principal. Si le bail principal prend fin, la sous-location prend également fin.

Les inconvénients et risques à anticiper

Risques juridiques

Si la sous-location est interdite par le bail, le locataire principal s’expose à une résiliation du bail et à des sanctions financières.

Gestion des relations entre occupants

La cohabitation nécessite une bonne organisation et une communication claire, notamment dans des open-spaces.

Responsabilité en cas de litige

Le locataire principal reste responsable vis-à-vis du bailleur, même si le problème vient du sous-locataire.

Pour les entreprises cherchant un bureau en sous-location

Avant de louer vos bureaux ou de vous installer en sous-location :

• Vérifiez la surface disponible et le nombre de postes.
• Étudiez la localisation (bureaux à Paris, quartier, accessibilité).
• Analysez les prestations incluses.
• Vérifiez le contrat de sous-location et la conformité juridique.
• Faites attention à la clause de destination et au registre du commerce.

Deskeo et la sous-location de bureaux

Chez Deskeo, nous accompagnons les entreprises dans la recherche de solutions d’optimisation d’espaces de travail, y compris la sous-location de bureaux. Grâce à notre expertise, nous vous aidons à trouver le bureau idéal à sous-louer ou à occuper, que vous recherchiez un espace de coworking, un bureau privatif ou un plateau flexible.

Vous souhaitez discuter de votre projet ? Contactez-nous.

Ce qu’il faut garder en tête

La sous-location de bureaux est une solution flexible et économique pour les entreprises en quête d’optimisation immobilière. Qu’il s’agisse de réduire les coûts, gagner en flexibilité ou partager des espaces, elle peut constituer une stratégie efficace (à condition de respecter le cadre juridique et de bien sécuriser les relations entre les parties !).